Automatische back-ups maken met een NAS

Iedereen weet dat back-ups belangrijk zijn, en toch komt de helft van de mensen die gegevens verliest tot de vaststelling dat de back-up al maanden stilstond. De oplossing is niet meer discipline maar minder handwerk: een schema dat vanzelf draait en dat zichzelf meldt als er iets misloopt.

Begin bij de regel van drie kopieën

De klassieke vuistregel luidt: drie kopieën van je gegevens, op twee verschillende soorten opslag, waarvan minstens één op een andere locatie. Vertaald naar een gezin met een NAS:

• Kopie één: de bestanden op je laptop en je gsm, waar je dagelijks mee werkt.
• Kopie twee: je NAS, die die bestanden automatisch binnenhaalt.
• Kopie drie: een externe schijf die je bij familie legt, een tweede toestel op een ander adres, of versleutelde cloudopslag.

Merk op dat een beschermde schijvenopstelling in dit lijstje niet meetelt als extra kopie. RAID houdt je toestel draaiend, meer niet, zoals uitgelegd in RAID uitgelegd.

Laag één: momentopnames op het toestel zelf

De snelste redding bij een verwijderd of overschreven bestand is een momentopname. Je toestel bewaart met vaste tussenpozen de toestand van een map en houdt enkel de verschillen bij, waardoor het weinig ruimte kost.

Een schema dat voor de meeste mensen werkt: elk uur een momentopname die een dag blijft, dagelijks één die een maand blijft, en wekelijks één die een jaar blijft. Zet dat aan op je documenten- en fotomappen. Op je mediabibliotheek is het meestal overbodig.

Momentopnames zijn ook je eerste verdediging tegen versleutelende malware, zeker als je toestel ze onveranderbaar kan maken. Zie NAS-beveiliging tegen ransomware.

Laag twee: je toestellen naar de NAS

Nu zorg je dat je computers en telefoons automatisch hun gegevens sturen.

Voor laptops gebruik je ofwel het back-upprogramma van je besturingssysteem dat naar een gedeelde map schrijft, ofwel de eigen back-uptoepassing van je NAS-merk. Beide werken. Belangrijk is dat het schema draait wanneer de laptop aan staat, en dat er meerdere versies bewaard blijven, niet enkel de laatste.

Voor telefoons zet je automatische foto-opload aan via de app van je merk. Doe dat over wifi en met de instelling dat de app ook op de achtergrond mag werken, anders synchroniseert er weken niets zonder dat je het merkt.

Test één keer of dit ook echt gebeurt door een testfoto te nemen en vijf minuten later op je NAS te kijken.

Laag drie: de kopie buitenshuis

Dit is de laag die mensen overslaan en die het verschil maakt bij brand, waterschade of diefstal. Er zijn drie werkbare vormen.

• Een externe schijf die roteert. Twee schijven, één thuis aangesloten en één bij familie of op kantoor. Je wisselt ze elke maand. Goedkoop, maar het vraagt dat je eraan denkt.
• Een tweede toestel op een ander adres. Een klein toestel bij je ouders of op je zaak dat 's nachts synchroniseert. Eenmalige kost, daarna gratis en volledig automatisch.
• Versleutelde cloudopslag. Je toestel schrijft 's nachts naar een goedkope opslagdienst. Kies er een waarbij de versleuteling bij jou gebeurt, zodat de aanbieder je bestanden niet kan lezen. De afweging staat in NAS versus cloudopslag.

Reken bij de eerste kopie op lange doorlooptijd. Enkele terabyte uploaden over een gewone aansluiting duurt dagen. Daarna gaat het snel, want er verandert per dag weinig.

Wat je wel en niet back-upt

Niet alles verdient dezelfde bescherming. Maak drie categorieën.

• Onvervangbaar: foto's, video's van het gezin, documenten, boekhouding, projecten. Deze gaan naar alle drie de lagen.
• Vervelend maar herstelbaar: software-installaties, gedownloade bestanden, systeemback-ups. Deze houd je lokaal, eventueel met momentopnames.
• Vervangbaar: films en series die je opnieuw kan verkrijgen. Vaak bewust niet meegenomen naar de externe kopie, want ze verdubbelen je kosten. Zie een NAS als Plex-mediaserver gebruiken.

Die indeling scheelt vaak de helft van je back-upvolume.

Meldingen die je effectief leest

Stel in dat je een bericht krijgt wanneer een taak faalt, en ook wanneer er een week lang niets gebeurd is. Dat tweede is belangrijker, want een taak die stil valt zonder foutmelding is het klassieke scenario waarbij je pas na maanden merkt dat er niets meer gekopieerd wordt.

Stuur die meldingen naar een adres dat je dagelijks bekijkt, niet naar een apart mailadres dat je enkel gebruikt om in te loggen op je toestel.

Testen, en dan nog eens testen

Zet elk kwartaal een willekeurig bestand terug uit je externe kopie en open het. Doe één keer per jaar een grotere oefening: herstel een volledige map naar een andere plek en controleer of de mappenstructuur en de datums kloppen.

Wie versleutelde cloudopslag gebruikt, test ook of de sleutel nog werkt en waar die sleutel bewaard is. Een versleutelde back-up waarvan je de sleutel kwijt bent, is precies even nuttig als geen back-up.

Een eenvoudig schema om mee te starten

Voor een gezin: elk uur momentopnames op documenten en foto's, dagelijks laptops naar de NAS, nachtelijk versleuteld naar cloudopslag of naar een tweede toestel, en elk kwartaal een hersteltest.

Voor een kleine zaak: hetzelfde, maar met momentopnames per kwartier op je actieve projectmappen en met een externe kopie die minstens dagelijks draait. Meer over die verschillen in NAS voor thuisgebruik versus kleine bedrijven.

Eenmaal dat schema draait, is er weinig aan te doen. Dat is precies de bedoeling. Ben je nog bezig met de eerste installatie, dan volg je best eerst een NAS instellen voor het eerst.

Hoeveel werk mag je verliezen

Twee begrippen helpen je om je schema scherp te stellen, ook zonder technische achtergrond.

Het eerste is hoeveel tijd aan werk je kan missen. Draait je back-up één keer per nacht, dan verlies je in het slechtste geval een volledige werkdag. Voor foto's van het gezin is dat prima. Voor een boekhouding die de hele dag door bijgewerkt wordt, is dat te veel, en dan zet je momentopnames per kwartier op die specifieke map.

Het tweede is hoe lang je zonder je gegevens kan. Terugzetten vanaf een lokale schijf gaat in uren. Terugzetten van enkele terabyte uit de cloud kan dagen duren op een gewone aansluiting. Wie snel weer aan de slag moet, houdt daarom altijd een lokale kopie achter de hand naast de externe.

Versleuteling en sleutels

Zet je een kopie buiten je eigen huis, versleutel die dan. Doe dat bij voorkeur op je eigen toestel, zodat er nergens onderweg een leesbare versie bestaat.

Bewaar de sleutel of het herstelwachtwoord op minstens twee plaatsen die niet allebei kunnen wegvallen: bijvoorbeeld in een wachtwoordbeheerder én op papier in een kluis of bij familie. Het klinkt overdreven tot het moment waarop je de sleutel echt nodig hebt, en dan is het het enige dat telt.

Toestellen die hier goed voor werken

Voor een eenvoudige back-upbestemming thuis volstaat een Synology DS223j. Wil je meerdere kopieën en versies bijhouden, dan geeft de Synology DS423 of de QNAP TS-464-8G je meer ruimte om te roteren. Meer keuze op het overzicht van NAS-toestellen.